Multifunktionsdrucker oder Arbeitsplatzdrucker?
Heutzutage erfreuen sich Multifunktionsgeräte (oft auch Multifunktionsdrucker, Multifunktionscenter, Multifunktionskopierer; geläufige Abkürzungen: MFP, MFC, MFG, 3in1-Drucker , 4in1-Drucker ) immer größerer Beliebtheit. Sie gehören mittlerweile zum Arbeitsalltag einfach dazu, denn ohne sie könnten wir die regelmäßig anfallenden Herausforderungen im Büroalltag einfach nicht mehr schnell und effektiv erledigen.
Aus der klassischen Büroumgebung kennt man aber auch noch den altbewährten „Bürodrucker“ oder „Arbeitsplatzdrucker“.
In diesem Beitrag möchten wir Ihnen gegenüberstellen, wo die Vor- und Nachteile liegen können und Ihnen damit eine Entscheidungshilfe an die Hand geben, welcher Gerätetyp der Richtige für Sie ist.
Was genau ist ein MFP (Multifunktionsdrucker)?
Man spricht von einem Multifunktionsgerät, wenn das Gerät mehr als eine Funktion erfüllen kann – also nicht nur Drucken kann, sondern auch Kopieren, Scannen und/oder Faxen.
Dabei unterscheiden die meisten Hersteller die Systeme grundlegend in zwei Kategorien: 3in1 und 4in1.
Die bekanntesten unter Ihnen sind Xerox , Konica Minolta, Ricoh , OKI , Canon, Nashuatec, Kyocera, Triumph-Adler, Brother, Hewlett Packard (HP ), Samsung, Dell und Sharp.
Was ist der Unterschied?
Alle professionellen Multifunktionsgeräte verfügen in der Basisausstattung meist über die Funktionen: Drucken, Kopieren und Scannen – also 3 Funktionen in einem Gerät (3in1).
Da in vielen verschiedenen Branchen das klassische Faxgerät aber auch heute noch nicht komplett ersetzt werden kann, ist die Faxfunktion oft entweder nachrüstbar oder beim klassischen 4in1 Multifunktionsgerät (Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen) schon im Standard enthalten.
Welches das richtige Multifunktionsgerät für Sie ist, entscheiden also in erster Linie der eigene Bedarf und der benötigte Funktionsumfang.
Zusätzlich zu den klassischen Druckerfunktionen gibt es noch zusätzliche Endverarbeitungs-Optionen (Finisher), mit welchen die ausgegebenen Dokumente noch weiterverarbeitet werden können. Mit der Zusatzfunktion kann je nach gewünschter Ausstattung geheftet (Eco-Heftung ohne Klammern oder klassische Heftung), gelocht (2fach oder 4fach Lochung) oder auch gefalzt werden (z. B. Wickelfalz, Mittelfalz usw.). So können Sie nicht nur hochwertige Ausdrucke sondern auch fertige Broschüren direkt und unkompliziert ausdrucken und steigern so flexibel Ihre Möglichkeiten.
Multifunktionsgerät vs. Bürodrucker
Bürodrucker
Von einem klassischen Drucker spricht man nur dann, wenn dieser ausschließlich nur Drucken kann. Je nach Ausstattung sind diese Arbeitsplatzdrucker entweder lokal am Arbeitsplatz-PC angeschlossen, z. B. per USB oder verfügen über einen Netzwerkanschluss, so dass auch andere Nutzer im gleichen Netzwerk das Gerät nutzen können. Oft ist ein einfacher Arbeitsplatzdrucker für einen oder zwei Mitarbeiter gedacht und größtenteils nur ein schwarz/weiß Gerät.
In der Regel ist ein Bürodrucker relativ klein und passt gut auf den Schreibtisch, was bei kleineren Büros und Arbeitsplätzen ein echter Vorteil sein kann. Für die einfachen Ausdrucke am Arbeitsplatz sind diese Geräte optimal und an den Arbeitsplätzen, an denen sofort mit den Dokumenten gearbeitet werden muss, eine echte Erleichterung und Zeitersparnis.
Aber ab wann lohnt sich dann ein Multifunktionsgerät bzw. welche Vorzüge bringt ein solches System mit sich?
Multifunktionsgerät
Im ständigen Wandel der täglichen Anforderungen, hat sich auch das Dokumentenhandling in den Unternehmen stark verändert. An Arbeitsplätzen, wo bisher der klassische Bürodrucker ausgereicht hat, sollen künftig auch digitale Prozesse und Workflows eingehalten werden und neue oder bearbeitete Dokumente dem bestehenden DMS-Systemen (Dokumenten-Management-Systeme) hinzugefügt werden.
An diesem Punkt kommen wir auch schon zu den Vorteilen eines Multifunktionsdruckers.
Denn statt einem zweiten Gerät (Arbeitsplatzdrucker + Dokumentenscanner), kann ein MFP beide Funktionen abdecken, Drucken und Scannen. So spart man nicht nur Platz, der in der Regel am Schreibtisch nur relativ eingeschränkt zur Verfügung steht, sondern natürlich auch Strom, da nicht zwei Geräte gleichzeitig eingeschaltet bleiben müssen.
Zudem lassen sich moderne professionelle Multifunktionsgeräte von jedem im Netzwerk integriertem PC oder Laptop, bis hin zum Handy oder Tablet steuern und bedienen, so dass nicht nur einzelne Mitarbeiter, sondern ganze Abteilungen vom Funktionsumfang eines Multifunktionsdruckers profitieren können. Hier sprechen wir von dann von einem Abteilungsdrucker.
Natürlich kommt auch das Thema Sicherheit bei den aktuellen Systemen nicht zu kurz. Über wenige „Klicks“ in den Treibereinstellungen, lassen sich so z. B. „sichere Druckjobs“ einrichten. Das bedeutet, dass der einzelne Druckauftrag mit einem PIN versehen werden kann und das Gerät den Druckjob erst dann freigibt und ausdruckt, wenn jemand diesen PIN am Gerät eingibt.
So ist die Sicherheit vertraulicher Dokumente gewährleistet und vertrauliche Druckjobs können auch auf Geräten ausgedruckt werden, die sich nicht direkt am Arbeitsplatz befinden und sind trotzdem vor Fremdzugriff geschützt. Übrigens ist so eine Benutzerauthentifizierung am Gerät nicht nur per PIN, sondern auch per RFID-Karte möglich, was bei einem hohen Druckaufkommen oft deutlich komfortabler und schneller ist.
Der Aufbau eines Multifunktionskopierers
Auf der Oberseite der Maschine befindet sich meist der sogenannte ADF (engl. Automatic Document Feeder), also eine automatische Dokumentenscan Einheit, welche das selbstständige Scannen und Kopieren von mehreren Dokumenten ermöglicht.
Dieser ermöglicht es einen Stapel an Dokumenten oben einzulegen und automatisch scannen zu lassen. Je nach Geräteausstattung unterscheiden sich hier drei Techniken:
Einseitiger Vorlageneinzug – meist ADF genannt
Hierbei können Seiten nur einseitig gescannt werden. Doppelseitige Dokumente müssen bei diesem Einzug per Hand gedreht und erneut eingelegt werden. Besonders bei sehr preiswerten Geräten ist dieser Einzug sehr oft verbaut.
Duplex Vorlageneinzug mit Wendeeinheit – meist DADF oder RADF genannt
Bei den meisten professionellen Multifunktionsdruckern ist dieses Modul standardmäßig integriert. Eine Wendeeinheit, die das Dokument zuerst vollständig einzieht und dabei die Vorderseite scannt und im zweiten Durchgang das Dokument wendet und die Rückseite scannt. Somit können Ihre Dokumente ohne großen Aufwand beidseitig digitalisiert oder kopiert werden. Hierbei können Scangeschwindigkeiten von bis zu 80 Seiten die Minute erreicht werden.
Duplex Vorlageneinzug ohne Wendeeinheit – meist SPDF oder Dual-Scan-Head genannt
Bei diesem Verfahren kommt mehr Technik und weniger Mechanik zum Einsatz. In diesem Fall arbeiten zwei Scan-Köpfe verbaut, so dass die Vorder- und Rückseite in einem Durchgang gescannt werden können. Das verhindert nicht nur Papierstaus, sondern spart sehr viel Zeit, da – je mach Model - bis zu 240 Bilder pro Minute gescannt werden können.
Meistens ist zusätzlich zum Dokumenteneinzug noch ein Dokumentenglas verbaut, auf dem man beispielsweise Bücher, Fotos, kleinere Belege, geheftete Vorlagen oder andere Dokumenten kopieren oder scannen kann, die nicht durch den automatischen Dokumenteneinzug gezogen werden können.
Das Herzstück des Multifunktionsdruckers ist das Bedienfeld. Immer häufiger handelt es sich dabei um ein Touch-Panel, an dem sich diverse Funktionen wie Faxen, Kopieren und Scannen einheitlich steuern lassen. Diese können meist personalisiert bzw. nach eigenen Wünschen programmiert werden, so dass Sie nicht immer durch alle Funktionen und Einstellungen klicken müssen um die gewünschte Funktion zu finden.
Im unteren Teil des MFP befindet sich die gesamte Drucktechnik und die Papierkassetten. Hierbei unterscheiden sich viele Modelle nicht nur von der Papierkapazität, sondern auch von der Möglichkeit verschiedene Grammaturen (Papierstärken) verwenden zu können. Drucker der gleichen Leistungsklasse und Marke, wie z.B. von OKI , bieten darüber hinaus auch den Vorteil, dass die Verbrauchsmaterialien, wie z.B. Toner , einheitlich einsetzbar sind. Das bedeutet für Sie, das Sie sich nicht verschiedene Verbrauchsmaterialien auf Lager legen müssen, sondern die Toner für den klassischen Drucker und das Multifunktionsgerät einheitlich einsetzbar sind.
Multifunktionscenter können als reines Tischgerät oder optional mit mehreren Papierkassetten für z. B. Briefpapier und farbige Papiere und einem dazu passenden Unterschrank bestellt werden. Dieser bietet zusätzlich Platz für den Papiervorrat oder verschieden Verbrauchsmaterialen, lässt sich durch die eingebauten Rollen leicht verschieben und ist fest mit der MFP-Einheit verbunden, damit dieses nicht versehentlich umgestoßen werden kann.
Ab wann sich ein Multifunktionsdrucker für Sie lohnt
Funktionalität
Ein MFP macht dann für Sie Sinn, wenn mindestens zwei oder mehrere der oben genannten Funktionen benötigt werden und Sie dies gerne in einem Gerät vereinen möchten. Sie sparen durch ein einziges zentrales System nicht nur enorm viel Platz, sondern auch erheblich Stromkosten, da statt zwei oder drei, nur ein Gerät betrieben werden muss. Die ausgereifte „Standby“ Funktion der meisten Profi-Drucker bieten dabei die ideale Waage zwischen der Stromsparfunktion und einer schnellen Druckbereitschaft. Ein weiteres Argument für ein MFP-System ist, dass Sie nur mit einer einheitlichen Bedienoberfläche arbeiten – das erleichtert nicht nur das Dokumentenhandling, sondern macht auch einen Umstieg sehr einfach.
Geschwindigkeit
Die Geschwindigkeit solcher Multifunktionscenter, egal ob beim Scannen oder im reinen Druck, ist oft ausschlaggebend und einer der größten Argumente für Firmen mit einem erhöhten Druckvolumen . Hierbei spricht man von Druckgeschwindigkeiten von bis zu 60 Seiten die Minute oder Scans von bis zu 240 Bilder pro Minute.
Druckvolumen
Grundsätzlich kann man sagen, dass je größer das Druckaufkommen, umso mehr lohnt es sich, bei der Anschaffung auf die Folgekosten zu schauen. Kunden mit mittlerem bis überdurchschnittlichem Druckvolumen setzen dabei sehr oft auf ein Leasing – und Wartungskonzept - denn dabei sind die Folgekosten meist sehr viel günstiger. Oft gelingt es, ein Gesamtkonzept zu den Kosten zu realisieren, zu denen vorher lediglich das Verbrauchsmaterial gekauft wurde.
Qualität
Bestimmte Marken oder Produktreihen sind für den Privatkunden auch online nicht zugänglich. Dieses Privileg gilt nach wie vor nur für Unternehmen. Ebenso wie die damit verbundene Qualität und Lebensdauer solcher Business-Systeme. Sollten Sie einen hohen Wert auf die Außendarstellung durch beispielsweise Flyer- oder Broschürendruck legen, sollten Sie daher auch auf hochwertige Office-Drucker zurückgreifen.
Vorurteil zum Multifunktionsgerät
Was ist, wenn eine Funktion ausfällt? Dann steht das ganze System!
Dieser oft gehörte Einwand gehört zu den hartnäckigsten Bedenken bei der Anschaffung eines Multifunktionsgerätes.
Aufgrund der technischen Entwicklung kann hier allerdings seit einiger Zeit Entwarnung gegeben werden, da viele Funktionen unabhängig voneinander auch dann funktionieren, wenn andere ausgefallen sind.
„Hakt“ zum Beispiel der Vorlageneinzug, kann über das Vorlagenglas kurzfristig ausgewichen werden, bis der Schaden behoben wurde. Natürlich kann in der Zwischenzeit problemlos weiter gedruckt werden.
Hat man vergessen einen Toner zu bestellen und das „Druckwerk streikt“, sind die Scanfunktionen und das Fax davon aber nicht betroffen und funktionieren nach wie vor wie gewohnt.
Lediglich bei einem extrem gravierenden Schaden z. B. an der Stromversorgung, also wenn sich das Gerät gar nicht mehr einschalten lässt, bedeutet der Ausfall dass keine Funktion mehr nutzbar ist.
Für so einen Fall, steht Ihnen aber das Digital-Direkt Team schnell und unkompliziert zur Seite, da wir ausschließlich mit namenhaften Herstellern zusammenarbeiten und damit schnelle Hilfe vor Ort garantieren können. Als Kunden genießen Sie den Vorteil, dass eine Vielzahl von Technikern, die in ganz Deutschland verteilt sind, Ihnen jederzeit kompetent weiterhelfen kann. Probleme werden damit schnell gelöst und Sie können ohne lange Wartezeiten wieder in Ihren gewohnten Arbeitsablauf zurückkehren.
Was muss ich bei der Anschaffung beachten?
Je nach Hersteller müssen hier unbedingt die Anschaffungskosten den Druckkosten gegenüber gestellt werden, da viele Hersteller ihre Systeme zwar sehr günstig in der Anschaffung anbieten, aber die Verbrauchskosten extrem schnell zur Kostenfalle werden, da die Toner im Vergleich oft „stark überteuert“ sind.
Was das richtige System für Ihre Anforderungen ist, muss also nach vielen verschiedenen Kriterien abgewogen werden, wie z. B. dem Stellplatz des Gerätes, das zu erwartende Druck- und Scanvolumen, benötigte Ausstattung etc.
Natürlich stellt sich auch die Frage, ob sich ein Kauf überhaupt lohnt oder ob ein passender Leasing- und Servicevertrag (also das Rund-um-sorglos-Paket) nicht die bessere Alternative ist.
Die Antwort auf diese Frage, finden Sie in diesem Artikel (Link zu unserer Page zum Thema Leasing)
Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer geplanten Anschaffung und beraten Sie, welches System oder Beschaffungskonzept am besten zu Ihnen passt.
Gerne können Sie uns direkt kontaktieren oder über unser Anfrageformular hier online eine Anfrage stellen. Wir beraten Sie gerne bei der Auswahl des für Sie optimalen Druckers oder Multifunktionsgeräts.
